დროის მართვის 6 ეფექტური სტრატეგია მცირე ბიზნესის მფლობელებისთვის
თუ თქვენ ხართ მცირე ბიზნესის მფლობელი, თქვენთვის საოცნებო დღე იქნება ის დღე, როდესაც ჩვეულებრივთან შედარებით ორჯერ მეტი სამუშაო გექნებათ შესრულებული, მაგრამ მაინც მოახერხებთ სპორტდარბაზში წასვლას და დასვენებას საღამოს მეგობრებთან ან ოჯახთან ერთად.
სამწუხაროდ, ხშირად ყოველი სამუშაო დღე გაჩვენებს ჯანმრთელობის გაღება მოგვიწევს თუ პირადი ურთიერთობების უგულებელყოფა იმისათვის, რომ სამუშაო სრულყოფილად შევასრულოთ.
ახალი ლიდერების ძიებას, თანამშრომლების მართვასა და კლიენტების ექსპრონტულ შეხვედრებზე დასწრებას შორის, ადვილია იმის გაგება, თუ რამდენ საათს ხარჯავ შენი ბიზნესისთვის.
და რამდენჯერ გქონიათ იმის შეგრძნება, რომ დღის ბოლომდე მაინც არ შეგისრულებიათ იმის ნახევარიც კი, რაც გინდოდათ, რომ შეგესრულებინათ?
ეს სიტუაცია ნორმალურია, როცა მეწარმეს დატვირთული გრაფიკი აქვს, ყოველ შემთხვევაში, სანამ საკმარის ადამიანებს არ დაიქირავებს, რომ მისი საქმე შეამსუბუქონ.
მანამდე კი მოქმედების საუკეთესო გზაა დროის მენეჯმენტის უნარების გაუმჯობესება, რათა მაქსიმალურად გამოიყენოთ ყოველი სამუშაო საათი.
რატომ არის დროის მართვის მომენტში დროის მენეჯმენტი მნიშვნელოვანი ბიზნესის მფლობელებისთვის?
მეწარმეობის ერთ-ერთი ყველაზე მიმზიდველი ასპექტი ის არის, რომ თქვენ უნდა იყოთ საკუთარი თავის “ბოსი” და აირჩიოთ როდის და როგორ იმუშაოთ.
თუმცა, რაც არ უნდა უსიამოვნოდ ჟღერდეს, მას აქვს გარკვეული ნაკლოვანებები.
თქვენი ნამუშევრის პასუხის გაცემის ან განხილვის გარეშე, ადვილია ცუდი ჩვევების დაქვეითება, რომლებიც ზიანს აყენებს თქვენს პროდუქტიულობას და შექმნილ ხარისხს.
თუ შეუმჩნეველი დარჩა, ეს ჩვევები შეიძლება წარმოიქმნას მნიშვნელოვანი ბარიერები, რაც ხელს შეგიშლით თქვენი ბიზნესის გაფართოვებაში.
სამსახურში დროის ცუდმა მართვამ შეიძლება გამოიწვიოს:
- გამოტოვებული ვადები ან ნაჩქარევი წარდგენები
- სტრესული სამუშაო გარემო
- თანამშრომლების ბრუნვა
- გადაჭარბებული ამოცანების არსებობა
- დაძაბული სამუშაო-ცხოვრების ბალანსი
- ცუდი პროფესიული რეპუტაცია
ასეთი სიტუაციების თავიდან ასაცილებლად, აქ მოცემულია დროის მართვის 6 სტრატეგია, რათა მაქსიმალურად გაზარდოთ თქვენი პროდუქტიულობა, თქვენი ბიზნესის შეუფერხებლად მუშაობა და (იღბლის შემთხვევაში) მოგცეთ რამდენიმე დამატებითი საათი საკუთარი თავისთვის.
1. დროის მართვის პროცესში არსებული პრიორიტეტული საკითხის გადაწყვეტა
პირველი ნაბიჯი დროის უკეთესი მართვისკენ არის თქვენი ამოცანების პრიორიტეტიზაცია.
როგორც ბიზნესის მფლობელი, რამდენიც არ უნდა იმუშაოთ, ყოველთვის გექნებათ მეტი გასაკეთებელი, ამიტომ აუცილებელია დასახოთ ჩამოყალიბებული მიზნები, რომლებსაც შეძლებთ მიჰყვეთ.
დააწყვეთ თქვენი ამოცანები იმის მიხედვით, თუ რა უნდა დასრულდეს დღის, კვირის ან თვის ბოლომდე და დააკისრეთ პასუხისმგებლობა ყველა მოქმედ პირს, მათ შორის საკუთრ თავს.
დასაწყებად შესანიშნავი გზაა ყოველ დილით ან ძილის წინ სამუშაოების სიის დაწერის ჩვევის გამომუშავება.
მთავარია დააწესოთ რეალისტური მოლოდინები და ჩაწეროთ თითოეული ელემენტი მნიშვნელობის მიხედვით, ასე რომ, მაშინაც კი, თუ თქვენ ვერ შეძლებთ ყველაფრის სიიდან გადახაზვას, შესაძლებელია ყველაზე მნიშვნელოვანი ამოცანების მოგვარება.
რჩევა: შეინახეთ სამუშაოების სია სადმე, სადაც მუდმივად ხილული იქნება მუშაობის დროს და დაყავით დიდი პროექტები მცირე აქტივობებად, რათა თავიდან აიცილოთ დავალებებთან დაკავშირებული დეტალებსის პარალიზება.
2. სამუშაოს დელეგირება
ერთი გავრცელებული შეცდომა, რომელსაც უშვებენ მცირე ბიზნესის მფლობელების უმეტესობა, არის ის, რომ ისინი მიზანმიმართულად იღებენ ძალიან ბევრ პასუხისმგებლობას.
ადრეულ ეტაპებზე ჩვეულებრივია, რაც შეიძლება მეტი სამუშაო დამოუკიდებლად გაკეეთება. შეიძლება ინერვიულოთ, რომ სხვა ვერავინ შეძლებს სამუშაოს შესრულებას ისე კარგად, როგორც თქვენ.
როგორიც არ უნდა იყოს მიზეზი, ის მიდის იქამდე, რომ ყოველთვის გადატვირთული ხართ. თუ სერიოზულად აპირებთ თქვენი ბიზნესის გაფართოებას, უნდა ისწავლოთ დელეგირება.
პირველ რიგში, შეაფასეთ, როგორ მართავთ თქვენს ამჟამინდელ გუნდს. ენდობით მათ, რომ გაუმკლავდნენ თქვენს ბიზნესში ყველაზე მნიშვნელოვან ფუნქციებსაც კი?! სცადეთ მრჩეველის როლის შესრულება.
უხელმძღვანელეთ თქვენს თანამშრომლებს და ნელ-ნელა მიეცით მათ უფრო და უფრო მეტი პასუხისმგებლობა იმ სფეროებში, სადაც ისინი გამოირჩევიან.
ეს არა მხოლოდ დაზოგავს თქვენს დროს, არამედ შექმნის უფრო გაძლიერებულ გარემოს მათთვის, ვისთანაც მუშაობთ.
თუ თქვენ უკვე გაქვთ ეს ყველაფერი მოგვარებული, მაგრამ თქვენი გუნდი ჯერ კიდევ “იძირება” სამუშაოში, მაშინ დროა იპოვოთ გარკვეული გამოსავალი.
იპოვეთ სწორი ტალანტი და დააყენეთ ის თქვენი არსებული გუნდის მენტორთან.
თუ თავდაპირველად მხოლოდ თქვენ მართავთ, ცოტა რთულად შეიძლება მოგეჩვენოთ ყველაფერი თუმცა, ყველაფერი მოგვარებადია.
ვინმეს დასაქმებას თან ახლავს მაღალი წინასწარი ხარჯები, როგორიცაა დამატებითი ხელფასების დაფინანსება და ახალი წვევამდელების მომზადება.
თუმცა, გრძელვადიან პერსპექტივაში, ეს ხარჯები თავისთავად გამოიღებს სასურველ შედეგებს.
რჩევა: პერიოდულად აკონტროლეთ თქვენი თანამშრომლები დავალების პროგრესის შესახებ და დაეხმარეთ მათ მხოლოდ მაშინ, როდესაც მათ ნამდვილად სჭირდებათ თქვენი დახმარება.
3. დროის მხარდამჭერების იდენტიფიცირება
იქნება ეს მოლაპარაკე თანამშრომელი თუ თქვენი ბიზნესის სოციალური მედიის პროფილი, რომლის შემოწმებასაც ყოველ რამდენიმე წუთში ვერ შეწყვეტთ, ყურადღების გაფანტვა პროდუქტიულობის ნომერ პირველი მტერია.
მაშინ, როდესაც გარკვეული ყურადღების გაფანტვა მთლიანად კონტროლს სცილდება, გონებაგაფანტულობის თავიდან აცილება მარტივად შეიძლება თვითდისციპლინის განხორციელებით.
მაშინაც კი, თუ ეს მოითხოვს ჯანსაღი საზღვრების დამყარებას იმ ადამიანებთან, ვისთანაც ცხოვრობთ ან მუშაობთ, გარკვეულ საიტებზე წვდომის დაბლოკვა ან ტელეფონის უჯრაში ჩაკეტვა, თქვენ მზად უნდა იყოთ მიიღოთ აუცილებელი ზომები თქვენი პროდუქტიულობის გასაზრდელად.
რჩევა: ყურადღების გაფანტვის დაძლევა თავიდან შეიძლება რთული იყოს. დაიწყეთ ნელა, თქვენი მთავარი ყურადღების გაფანტვის იდენტიფიცირებით და ფოკუსირდით მათ სათითაოდ აღმოფხვრაზე.
4. თქვენი ბიზნესის ავტომატიზაცია
ავტომატიზაცია გულისხმობს სწორი ტექნოლოგიის პოვნას, რათა შეამციროს სამუშაო დატვირთვა და ოპტიმიზაცია გაუწიოს თქვენს ოპერაციებს.
ამ დროისათვის cloud-ზე დაფუძნებული პროგრამული უზრუნველყოფის პროვაიდერები უფრო მეტ მცირე ბიზნესს და სტარტაპებს აძლევენ წვდომას იმ ტექნოლოგიაზე, რომელიც მათ სჭირდებათ კონკურენტუნარიანობის შესანარჩუნებლად.
ეს გადაწყვეტილებები შექმნილია იმ შემაშფოთებელი რუტინული ამოცანების ავტომატიზაციისთვის, რომლებიც დიდ დროს ხარჯავს, მაგრამ მცირე ანაზღაურებას იძლევა.
ეს თქვენ და თქვენს თანამშრომლებს მეტ დროს გაძლევს რთული პრობლემების მოსაგვარებლად ან პროდუქტის უკეთესი იდეების მოსაფიქრებლად.
მაგალითად, თუ კვირაში 4 საათს ხარჯავთ თქვენი გუნდის ყოველკვირეული შეხვედრისთვის ანგარიშების შედგენაზე, შეგიძლიათ გამოიყენოთ AI-ზე მომუშავე ანალიტიკური პროგრამული უზრუნველყოფა, რათა ავტომატურად შექმნათ ვიზუალურად მიმზიდველი ანგარიშები, რომლებიც ასახავს რეალურ დროში მონაცემებს ღილაკის დაჭერით.
ან, თუ გიჭირთ პრიორიტეტების მინიჭება, შეგიძლიათ გამოიყენოთ ეფექტური CRM, რომ შეაფასოთ თქვენი პოტენციალი და გაიგოთ, რომელი უფრო სავარაუდოა, რომ გარდაიქმნას.
რჩევა: მსგავსი პროგრამული გადაწყვეტის არჩევის პირველი ნაბიჯი არის იმის დადგენა, თუ რომელი ბიზნეს პროცესისგან მიიღებდით ყველაზე დიდ მნიშვნელობას ავტომატიზაციის გზით.
5. გამოიყენეთ დროის მართვის-თვალთვალის ხელსაწყოები
დროის თვალთვალის ინსტრუმენტები შესანიშნავია. გამოიყენეთ ორი მნიშვნელოვანი საშუალება:
- გამოიწვიეთ ადამიანები, რომ დაასრულონ დავალებები დადგენილ ვადამდე
- დააკისრეთ თანამშრომლებს პასუხისმგებლობა თავიანთ საქმიანობებზე
მიუხედავად იმისა, თქვენი თანამშრომლები მუშაობენ თქვენი ოფისიდან თუ დისტანციურად, შეგიძლიათ შეაფასოთ საათები, რომლებიც მიდიან კონკრეტულ ამოცანებზე ეფექტურობის გასაზომად.
არსებობს დროის კონტროლის რამდენიმე აპი, რომელთა ინტეგრირებაც შეგიძლიათ არსებულ სისტემაში, ან თუ ახალი პროგრამული უზრუნველყოფის ბაზარზე ხართ, იპოვეთ ის, რომელსაც გააჩნია ჩაშენებული დროის კონტროლის შესაძლებლობები.
მაგალითად, პროექტის მენეჯმენტის პროგრამული უზრუნველყოფა, როგორიცაა Zoho Projects, გეხმარებათ თვალყური ადევნოთ მიმდინარე დავალებებს, ასევე იმ დროს, რომელსაც გუნდის თითოეული წევრი ხარჯავს ამ დავალებასთან დაკავშირებულ ამოცანებზე.
ეს ბევრად აადვილებს იმის დადგენას, თუ რომელი აქტივობები იწვევს თქვენს სამუშაო პროცესში ყველაზე დიდ შეფერხებებს.
შემდეგ, შეგიძლიათ გადააფასოთ აქტივობის დროის მოთხოვნები ან შეიმუშაოთ ახალი სტრატეგია, რომელიც პროცესის ამ ნაწილს უფრო ეფექტურს გახდის.
რჩევა: დროის თვალყურის დევნების ხელსაწყოები ასევე შეიძლება იყოს ინტეგრირებული თქვენს ინვოისებში, რათა კლიენტებს მეტი გამჭვირვალობა მისცეთ გადასახადის საათების შესახებ, რომლებშიც ისინი იხდიან.
6. მიეცით საკუთარ თავს შესვენების უფლება
რაც არ უნდა კლიშედ ჟღერდეს, ხანდახან ნამდვილად გჭირდებათ შესვენება.
ბუნებრივია, რომ გადაიტვირთოთ გაუთავებელი ამოცანების შესრულებისგან, შემდეგ კი თქვენი გონება მუდმივად ფიქრობს იმაზე, თუ რა უნდა გააკეთოს ამის შემდეგ, განსაკუთრებით კი მაშინ, როცა ბიზნესის მფლობელი ხართ.
მაგრამ თქვენი პროდუქტიულობის გაუმჯობესების გასაღები სამუშაოსა და დასვენებას შორის ბალანსის დაცვაა.
რომ აღარაფერი ვთქვათ, რომ კრეატიულობა ვერ აყვავდება, თუ თქვენ ყოველთვის ფიქრობთ იმაზე, თუ რა დავალება უნდა შეასრულოთ შემდეგში.
დარწმუნდით, რომ თქვენ და თქვენი თანამშრომლები რეგულარულად ისვენებთ და გარკვეული დრო გაატარეთ თქვენი სამუშაო მაგიდიდან შორს, ენერგიების აღდგენისთვის.
იქნება ეს თქვენს საყვარელ კაფეში ფინჯანი ყავის დალევა, პარკში გასეირნება თუ წიგნის კითხვა, ყოველდღე გამოყავით გარკვეული დრო იმისათვის, რომ გააკეთოთ ის, რაც გონებას გაგიხალისებთ.
რჩევა: დასვენება არ არის ფუფუნება ის აუცილებელი პირობაა იმისათვის, რომ სამუშაო შეასრულოთ მეტი მონდომებით და საინტერესოდ, ახალი ფანტაზიებითა და მიდგომებით.
ასევე იხილეთ სტატია, რომელიც დაგეხმარებათ განავითაროთ თქვენი მცირე ბიზნესი: გზები თქვენი მცირე ბიზნესის გასაზრდელად
